Wir automatisieren Kundenservice mit zuverlässigen KI-Agenten

Make Relations baut zuverlässige KI-Agenten für den Kundenservice: Sie buchen Termine, erstellen Kostenvoranschläge, klären den Auftragsstatus und stoßen Rechnungsprozesse an. Dafür verbinden wir Dialog, Geschäftslogik und CRM- und Backend-Systeme.

Der Fokus liegt auf messbaren Ergebnissen: mehr direkt gelöste Anliegen, kürzere Reaktionszeiten und weniger manuelle Bearbeitung.

Das größte Potenzial liegt in wiederkehrenden Anliegen mit klaren Regeln und verfügbaren Daten. Je nach Prozess übernehmen unsere Agenten die vollständige Bearbeitung oder bereiten eine fundierte Entscheidung durch das zuständige Team vor.

KI-Terminvereinbarung: Kapazitäten prüfen und Termine buchen
KI-Agenten erfassen den Bedarf, prüfen Kapazitäten und buchen passende Termine direkt im Planungssystem. Standort, Leistung, Dauer und benötigte Ressourcen fließen in die Auswahl ein. Auch Umbuchungen und Absagen lassen sich integrieren.

Kostenvoranschläge
Die Agenten erfassen relevante Leistungsdaten und stoßen die Kalkulation auf Basis freigegebener Preise und Regeln an. Standardisierte Vorgänge können automatisiert abgeschlossen werden. Individuelle Anforderungen gehen mit vollständigen Informationen zur fachlichen Prüfung.

Auftrags- und Bearbeitungsstatus
Über die Anbindung an Auftrags-, ERP- oder Ticketsysteme geben KI-Agenten Auskunft zum aktuellen Bearbeitungsstand. Sie erkennen fehlende Angaben und können definierte Folgeschritte auslösen. Grundlage sind die tatsächlich hinterlegten Daten.

Rechnungsstellung und Rechnungsservice
KI-Agenten können die Rechnungserstellung nach festgelegten Bedingungen anstoßen, Dokumente bereitstellen und Rückfragen strukturiert aufnehmen. Berechnung und Buchung erfolgen im zuständigen Abrechnungssystem; Freigaben bleiben Teil des Prozesses.

Intelligentes Routing
Anliegen, Kontext und Zuständigkeit bestimmen, wo eine Anfrage bearbeitet wird. Unsere Agenten erfassen die erforderlichen Informationen und übergeben den Vorgang einschließlich Gesprächskontext und offener Aufgabe an das passende Team.

Ein KI-Agent muss auch dann kontrolliert arbeiten, wenn Angaben fehlen, Schnittstellen ausfallen oder ein Anliegen vom Standard abweicht. Deshalb gehören folgende Anforderungen für uns zur Umsetzung:

Verbindliche Datenquellen:
Preise, Verfügbarkeiten und Statusinformationen stammen aus den jeweils führenden Systemen.

Definierte Handlungsspielräume:
Berechtigungen und Freigaben regeln, welche Aktionen der Agent ausführen darf.

Bestätigte Ergebnisse:
Eine Buchung oder Änderung gilt erst nach erfolgreicher Systemrückmeldung als abgeschlossen. Wiederholungsversuche dürfen keine doppelten Vorgänge erzeugen.

Strukturierte Übergaben:
Bei Ausnahmen erhält das zuständige Team den bisherigen Kontext und einen klaren Bearbeitungsauftrag.

Laufende Qualitätskontrolle:
Tests und Monitoring machen Fehler, Abbrüche und unnötige Wiederkontakte sichtbar.

So wird Zuverlässigkeit anhand des tatsächlichen Prozessverlaufs überprüfbar.

Die nahtlose CRM- und Backend-Integration entscheidet darüber, wie weit Automatisierung im Alltag trägt. Informationen müssen verfügbar sein, Aktionen im richtigen System erfolgen und Ergebnisse für die weitere Bearbeitung dokumentiert werden.

Wir legen deshalb fest, welches System welche Daten führt, wie Vorgänge zugeordnet werden und wie Rückmeldungen verarbeitet werden. So bleibt eine abgeschlossene Aufgabe auch für Service, Vertrieb und nachgelagerte Teams nachvollziehbar.

Make Relations verbindet Expertise für CX, CRM und AI – von der Konzeption bis zur operativen Implementierung.

Der Nutzen unserer KI-Agenten bemisst sich an konkreten Verbesserungen im Service und Vertrieb:

Höhere Direktlösungsquoten:
Geeignete Anliegen werden im Kontakt vollständig abgeschlossen.

Schnellere Reaktionszeiten:
Anfragen werden unmittelbar aufgenommen und ohne vermeidbare Wartezeiten bearbeitet.

Entlastete Teams:
Wiederkehrende Abfragen, Transaktionen und Dokumentationsschritte laufen automatisiert.

Höhere Servicequalität:
Konsistente Informationen und vollständige Übergaben verbessern die Bearbeitung.

Niedrigere Betriebskosten:
Weniger manuelle Arbeit kann die Kosten pro gelöstem Anliegen reduzieren.

Höhere Conversion und mehr Umsatz:
Zeitnahe Terminbuchungen und vollständig bearbeitete Angebotsanfragen erleichtern den Weg zur Beauftragung.

Welche Wirkung entsteht, prüfen wir am jeweiligen Anwendungsfall. Dafür betrachten wir unter anderem Lösungsquote, Bearbeitungszeit, Wiederkontakte, Prozesskosten und Conversion. Betriebsaufwand und erforderliche Nacharbeit gehören in dieselbe Bewertung.

Am Anfang steht ein Prozess mit erkennbarem Potenzial. Gemeinsam definieren wir das gewünschte Ergebnis, die notwendigen Integrationen und die Grenzen der automatisierten Bearbeitung.

Darauf bauen Umsetzung, Tests und die Bewertung im Betrieb auf. Funktioniert der Ablauf zuverlässig, lässt er sich gezielt um weitere Aufgaben erweitern.

Welcher Serviceprozess bindet heute unnötig Kapazität oder lässt Kunden zu lange warten?  Jetzt ein Erstgespräch vereinbaren.